Yeni Coronavirüs, bilim dünyasındaki ismiyle COVID-19 tüm dünyaya yayıldı ve her ülke kendi yöntemleriyle bu salgının önüne geçmek için çeşitli eylemlerde bulunuyor. 11 Mart’ta Dünya Sağlık Örgütü (DSÖ, WHO) tarafından pandemi, küresel çaptaki salgın olduğunun açıklanmasıyla beraber COVID-19’e karşı olan algı da değişti. Bu noktada da bireylerin kendilerini korumak için yapabileceği çok basit adımlar var. WHO ellerimizi sık sık yıkamamızı, sosyal ilişkilere mesafe koymak, yüze dokunmamak ve hapşururken dirseğimizle kapatmak adımlarını öneriyor. Ayrıca The Washington Post’un yayınladığı bir yazıda bu süreçte ortaya çıkan bilgiler ışığında yapılan araştırmalarla virüsün yayılın trendinin simülasyonunu gerçekleştirdi. Ortaya çıkan sonuç ise toplumsal olarak ne kadar evde kalırsak, ne kadar sosyal ilişkilerden uzak durursak virüsün yayılma şansını da o kadar azaltıyoruz. Bu nedenle evden çalışmak geniş kitleler için günlük rutinde yerini almaya başladı.
COVID-19 tüm dünyayı evlerine çekilmeye iterken şirketler de evden çalışmanın mümkün olduğu modelleri deniyor ve ev ofis formatını hayata geçiriyor. Bu süreçte pek çok sistem içinde evden çalışmanın uygulanabilir bir yöntem olduğu da ortaya çıkıyor. Ve en azından bu konuyu gündeme taşıyor, tartışmaya açıyor. Amazon, Apple, Google, Oracle, Twitter, Facebook, Airbnb, Spotify gibi küresel şirketler de seyahat kısıtlaması ve evden çalışma uygulamalarını hayata geçiriyor. Bigumigu olarak biz de ev ofis çalışma pratiğine tüzel kişiliğe dönüştüğü 2011’den beri aşinayız. 2015’e kadar tüm ekip olarak sürekli ev ofis çalıştık ve günümüzde de evden çalışma disiplinini aralıklarla sürdürüyoruz.
Evi ofis olarak kullanmak tüm işini bilgisayar başından yapabilen kişiler için büyük bir kolaylık. Aynı zamanda kişisel disiplin ve düzen de gerektiren bir konu. Günlük yapılacak işleri kişinin kendi başına takip etmesi, mesai saatlerine tıpkı bir ofisteymiş gibi yaklaşması ve çalışma ritmini bu serbest bölgede ayarlaması özen isteyen bir konu. Ekipler içinse birlikte ve uzaktan çalışmaya uyum sağlamak, işlerin akışını aynı şekilde devam ettirmek ilk başta zorlayıcı görünebiliyor. Evden çalışmak ve ev ofis formatına alışmak için süreci kolaylaştıracak yeni araç, yöntem ve çözümlerden bazılarını listeledik.
Sabah ritüeli oluşturmak
Sabah işe başlamak, yani evden işe yerine gitmek aslında birkaç adımla gerçekleşiyor. Yataktan kalkıp çalışma masasına gitmek veya yataktan hiç çıkmadan bilgisayarı açmak… Bu seçeneklerin her birini evden çalışırken yapmak mümkün. Fakat henüz uyanmadan işe başlamak yerine bir kahve demlemek, güzel bir kahvaltı yapmak gibi farklı eylemlerle iş ile güne başlama anı arasını açabilirsiniz. İşe gitmek için ortalama 1 saat yolculuk yapmadığınız için bu süreyi nasıl değerlendireceğiniz tamamen sizin elinizde.
Ekip içi iletişim yazılımları
Her ekip ve topluluk için ana iletişim kanalı farklı olsa da belli başlı araçlar sanal iletişim sürecini hızlandıracaktır. Bazı örnekler çok bilindik veya giriş seviyesinde görünebilir. Fakat bazı uygulamalar, bazı ekipler için en verimlisi olurken kimileri için vasıfsız kalıyor. Bu nedenle muadilleriyle birlikte anmakta fayda var. E-posta gibi geleneksel yöntemler, WhatsApp ve Telegram gibi anlık mesajlaşma odaklıklar, Slack ve Discord gibi ekibi küçük parçalara ayırıp anlık mesajlaşmayı amaçlara ayıran alternatifler mevcut.
Sanal ekip toplantıları
Ekip olarak sürekli olarak diğerinin ne yaptığından haberdar olmamıza gerek olmasa da kimin ne durumda olduğunu bilmek veya bir araya gelerek bir toplantı düzenlemek için de alternatif yazılımlar mevcut. Bunlardan ilk akla geleni FaceTime, Google Hangouts ve Skype. Buna ek olarak da daha odaklı ilerlemek isteyen ekipler için Zoom gibi bir alternatif bulunuyor.
Proje takibi ve yönetimi araçları
Ağırlıklı olarak yazılımcıların ve girişimlerin yakından bildiği bazı proje yönetimi araçları her ölçekteki ekiplerin birbiriyle eş zamanlı çalışmasını ve birbirinden haberdar olmasını kolaylaştırıyor. Bireysel amaçla da kullanılabilecek olan Asana, Trello, Meistertask gibi araçlar sayesinde yürüttüğünüz işleri gruplayabilir, teslim tarihlerine göre planlayabilir ve ekip arkadaşlarınızla görev dağılımı yapabilirsiniz. Bu araçlara geçiş başta karmaşık görünse de bir iki hafta gibi bir sürede tüm operasyonu dijitalleştirmek mümkün.
Çalışma alanını ev alanından ayırmak
Evden çalışmak denildiğinde tüm günü aynı yerde oturarak geçirebileceğiniz fikri de geliyor akla. Ancak eviniz iş yeriniz de olsa bu iki mekanın aynı yer olmasına gerek yok. Bunları ayırıp işinizle ilgili günlük görevlerinizi tamamladığınızda o noktadan ayrılıp farklı bir yere geçmek ruh halinizi de değiştirebilir. Sürekli olarak aynı yerde olmanın fiziksel ve zihinsel yorgunluğu bir tarafta işin ve özel yaşamın birbirini ayırmak için de etkili bir yol.
Gerçekçi günlük hedefler
Sabah güne başlarken insan bir güne her şeyi sığdırabileceğini hissediyor. Hem rutin ev işlerini hem de çalıştığı şirketteki günlük işlerini yapabileceği hissine kapılıyor. Hatta iş içinde de onlarca irili ufaklı görevli tamamlayabileceğini çünkü önünde çok zaman olduğunu ve toplantılar, kahve molaları, ofis arkadaşlarının rahatsız etmesi olmadan çalışarak hepsini yapabileceğini düşünüyor insan. Ve günün sonunda bu görevler bitmediğinde insanın üzerinde, kaçamadığı bir yük oluyor. Bu nedenle de her gün, o gün tamamlanmak istenen görevleri gerçekçi düşünerek belirlemek ve çalışırken mola vermeyi, dinlenmeyi unutmamak üretkenliği olumlu etkileyecektir.
Görsel: Roberto Nickson, Thought Catalog, Clay Banks, Isaac Smith
