Yaratıcı bünyeler için günlük besin kaynağı

SXSW 2013: Olmak ya da Olmamak – Uzaktan Çalışmanın İncelikleri

SXSW 2013: Olmak ya da Olmamak – Uzaktan Çalışmanın İncelikleri

Ofiste çalışmanın evden çalışmaya, evden çalışmanın da dünyayı gezmeye dönüştüğü bir dünyanın soruları ve bazı cevapları

“Destroy Your Cubicle: Make the World Your Office” oturumunun renkli bir konuşmacı karması var:
Konuşmacı profli
Erica Swallow: Mashable’da içerik, The New York Times’ta da sosyal medya odaklı pazarlama iletişimi konularında çalışmış bir pazarlama danışmanı; aynı zamanda CNN, Forbes, ve Business Insider’da yazıları yayınlanmış bir gazeteci.
Florent Peyre: Mağaza içi insan trafiğini her yönüyle ölçüp içgörü çıkartan Placemeter‘ın ortak kurucusu. Tıpkı bir web sitesinin online ziyaret performansını ölçer gibi, ama offline olarak ölçüyorlar.
Jeremy Fisher: Foursaquare ve Tumblr karışımı olması beklenen, kendinizi bulmak için biraz kaybolun, şeklinde gizemli konuşan, kendinizi mekanlar yoluyla ifade edebileceğiniz bir keşif/seyahat uygulaması olan Wander‘ın kurucusu.
Sean Ogle: Normal bir işyerinde çalışanları mekandan bağımsız, gezgin girişimciler haline getirmek üzerine çalışan ilginç bir kişilik. Kendisi de bu şekilde yaşadığı için, hayatını bunun sonucu olan gezmek ve yazmakla geçiriyor.
Katılımcı profili
Normalde SXSW yazılarında dinleyici profili özel olarak dikkat edilmesi gereken bir konu değil ama bu oturumda katılımcı profili çok net bir şekilde ayrışıyor:
– Kendisi gibi mekandan bağımsız çalışanlarla bu konuyu paylaşmak isteyenler.
– Mekandan bağımsız çalışmak istediği için ne yapması gerektiğini araştıranlar.
Konuşmacılar ve dinleyiciler mobil çalışma ve seyahat olarak tanımlayabileceğimiz aynı alt kültür ortamında buluştukları için oturum bir sohbet havasında geçti. Onların bu güzel alışverişinden öne çıkanları sizinle paylaşıyorum.
Mekandan bağımsız, uzaktan çalışmak nasıl bir his?
– Normal beyaz yakalılar gibi işinizi bitirmek için günde 8 saatiniz değil, 24 saatiniz var.
– Genelleme yapacak olursak iki tip uzaktan çalışma hissiyatı var:
1) Mademki işyerinde değilim ve kimse beni denetleyemiyor, kaytarabildiğim ölçüde kaytarayım. Zaten bu yaşam/çalışma şeklini bu yüzden seçtim.
2) Mademki işyerinde değilim ve kimse beni denetleyemiyor, varlığımı hissettirmek için daha çok çalışmalıyım. Zaten işyerinde olmamamı telafi etmek durumundayım.
Bağımsız çalışanlar nasıl insanlar?
Kimisi zorunlu bir durumu yönetmek için (coğrafi koşullar veya evde birine, bir çocuğa bakmak durumunda olmak gibi) uzaktan çalışıyor. Bu kitle aslında tam olarak mekandan bağımsız değil ‒aslında sadece işyerinin mekanından bağımsız‒ evden çalışan olarak nitelendirilebilecek bir kitle.
‒ Kimisi de, aslında başka türlü bir hayat yaşasa, sabit bir yerde çalışsa karnına ağrılar gireceği için böyle çalışıyor. Bu kitlenin hayattaki önceliği iş dışında bir şey yapmak, kendi zamanını kendi yönetmek, bir tutkunun peşinden gitmek olduğu için bu şekilde çalışıyor. Yani aslında bir tercih değil, hayat görüşlerinin bir sonucu olarak birer mobil çalışan oluyorlar. Dünyayı gezmek, her şaraptan tatmak, her ülkeyi görmek, değişik kültürler tanıyarak hayatını geçirmek isteyenler bu yola giriyor.
Birinci gruba dahil olan evden çalışan bir dinleyici, yaşadığı duygusal bir zorluğu paylaşıyor. Uzayan telekonferans görüşmesi sırasında sürekli kapısını aşındıran küçük çocuğuna karşı gitmesini söylediği anı unutamıyormuş.
Uzaktan çalışmanın ne gibi zorlukları var?
Sanal bir ekibin parçası oluyorsunuz. Bu durumda paylaştığınız, ortak deneyimleriniz olmuyor. Yakınlık kurmak için fırsatlar çok sınırlı.
Teslim tarihleri çok daha fazla önem kazanıyor. Her ne kadar yüz yüze iletişim yerine görüntülü sohbet de olsa, herkesle beraber olmanın getireceği sinerji ve dinamizm yokluğunun tek bir telafisi var. Ancak ve ancak üst düzey bir disiplin ve sorumluluk bilinciyle, her iki tarafın da iş bitirme tarihlerine sıkı sıkıya bağlı kalması ve birbirine destek olmasıyla işler yürüyor.
Bu zorlukları tartışırken dinleyicilerden, çok önemli iki soru geldi.
Ne yazık ki ikisinin de “Budur!” dedirtecek bir cevabı yok. Bunlar daha çok, doğru konuların üzerine eğilmemizi sağlayan doğru sorular olarak kayda geçti. Özellikle ikincisi nefis bir soru.
1) Beraber çalıştıklarınızı etkileme anlamında, uzaktan çalışmanın zorlukları nelerdir? Buna karşı neler yapılabilir?
Olmak ya da olmamak
İşte bütün mesele, bu değil. Fiziksel olarak bir yerde var olmaktan ziyade, esas mesele varlığını hissettirmek. Eğer orada vardım, orada yoktum hesabına girecekseniz, zaten mekandan bağımsız çalışmak size göre değil.
Önce tanı, sonra uzaklaş
Eğer mümkünse, çalışacağınız ekiple önce yüz yüze tanışın. Onları tanıdıktan sonra uzaktan çalışma sistemine geçin.
E-postalar için ortak zaman belirle
İletişim için ortak belirlenen zamanlar ayarlamak çok kritik. Bu olmazsa, iş arkadaşlarınızın her birinin takvimine ayrı ayrı uyum sağlamak zorunda kalırsınız. Uzaktan çalışma gerektiren işlerin çoğunluğunun uluslararası işler olduğunu da göz önüne alırsanız, Amerika’daysanız, Amerika saatiyle sabah iş e-postalarınıza; gece de Türkiye’nin sabah saatiyle bu sefer Türkiye’nin sabah e-postalarına bakmak zorunda kalabilirsiniz.
İletişimleri periyodik yap
Uzakta olmak, yörüngede bir uydu olmak gibi. Herkes varlığınızı biliyor ama uzakta kendi kendinize ne yapıyorsunuz bilmiyorlar. O yüzden periyodik olarak hem kendiniz ve yaptıklarınız hakkında bilgi verin, durum toplantıları yapın, hem de aynısını yerleşik düzen çalışanlarından talep edin. Haftalık ve aylık, düzenli olarak birbirinizi güncelleyin. “Dünyada neler oluyor?” haberiniz olsun.
İçerik sektöründe editör olarak çalışan dinleyicilerden biri, her hafta yayınlanan içeriklerden en iyilerinin toplandığı bir liste paylaştıklarını aktardı. Her hafta yeni ve güzel işleri paylaşmak için fırsat yaratmışlar. Böylece sürekli bir sohbet konuları olmuş ve işlerine de pozitif yansımış.
2) World of Warcraft oynayan ve birbirini hiç görmeyen insanlar, eşi görülmemiş bir takım ruhuyla çalışabiliyor. Bu ruhu nasıl uzaktan çalışma ortamına taşırız? Bunun için neler yapılabilir?
Başta belirttiğim gibi oturumda bu sorunun tam bir cevabı yok. Ama ben sizi önerisiz bırakmayacağım:
‒ Oyunlaştırma (gamification) mekanizmaları iş için uyarlanabilir.
‒ Oyunlarda bağımlılık yaratan durum, geribesleme mekanizmalarının ayarıdır. Yaptığınız hamlelerin sonucunu kısa süre içerisinde görüp, ona uygun şekilde strateji değiştirebiliyorsanız, sürekli bir optimizasyon halinde kalarak oynamaya devam edersiniz. Ne yazık ki birçok iş, bu kadar kısa geribesleme sürelerine sahip değil. Günlük operasyonun iş sonuçlarını doğrudan ne kadar etkilediğini gördüğümüz işler, örneğin satış gibi, bu tür bir uyarlamaya daha yakın duruyor.
‒ WoW insanların işlerini güçlerini bırakıp oynadıkları bir oyun. Dolayısıyla, işinizi sevmezseniz, ya da ilginç bulmuyorsanız, yeteneklerinize uygun bir zorlukta değilse zaten ister uzakta olun ister yakında, o ruhu yakalayamazsınız.
‒ Genelde uzaktan çalışanlar ve merkezde olanlar, aynı amaç için farklı görevler üstleniyorlar. O insanın uzakta olmasını gerektiren özel bir görevi oluyor. Görev dağılımları da oyunlardaki gibi interaktif, birbirini etkileyen şekilde kurgulanabilir.
Oturumdaki en iyi paylaşım
Oturuma genel olarak baktığımda, aklımda en çok kalacağını hissettiğim paylaşım, uzaktan çalışan ve kendi ekibini yöneten bir yazılım geliştiricisinin paylaşımı oluyor. Kasketli, gözlüklü, olgun bir nerd olarak tanımlayabileceğimiz bu vatandaş kendi işini kurmuş, dünyaya açılmış; ekibinin bir kısmını da ‒yıllardır çalışmalarına rağmen‒ gerçek hayatta hiç görmemiş.
Görüşmelerde “Dur!” jokeri
Paylaştığı düşünce şu: Hangi işin,hangi durumda yazılı mesajlaşmayla, hangisinin sesli sohbetle, hangisinin görüntülü sohbetle çözüleceğine dair bir kültür oturtmuşlar. Konuşulan problemin seyrine göre, çalışanlardan her birinin uyguladığı, yazılı olmayan bir kural var. Gerekli gördüklerinde iletişim esnasında “Dur!” diyebiliyorlar. “Dur, bu böyle yazışarak hallolacak gibi değil, hemen bir sesli görüşme başlatalım.”
Metin, ses ve görüntü dengesi
Benzer şekilde, önce yarım saatlik bir video konferansla başlayıp, daha sonra aralarda beşer onar dakikalık sesli görüşmelerle devam edip, gün içinde de anında mesajlaşmayla birbirlerine destek oluyorlar. Her gün değil tabii, kritik olarak belirledikleri duraklarda.
“Yazılı ortamda büyük bir empati eksikliği var. Bunun üstesinden nasıl geleceğinizi bilmiyorsanız, işleriniz ters gider. Biz bu durumu gerektiği zaman dur deyip, bir üst nitelikteki iletişim formuna; metinse sesli konuşmaya, sesli konuşmaysa videolu sohbete geçerek çözdük.”
Söz uçup yazı kalıyorsa, video da birleştiriyor.
Uzaktan çalışmanın derdi bitecek gibi görünmüyor, ama insanı kendi istediği dünyaya yakınlaştırdığı kesin.